evidența arhivei

Serviciul evidența arhivei, tel 0 268 51354

– Preia, duce evidenţa şi asigură integritateadocumentelor şi dosarelor;

– Efectuează controlul privind asigurarea integrităţii documentelor, perfectarea dosarleor în subdiviziunile structurale ale Primăriei;

– Efectuarea controlului stării arhivelor şi ţinerea lucrărilor de secretariat în instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile subordonate;

– Organizează expertiza valorii documentelor ce se păstrează în arhivă;

– Creează şi perfectează aparatul ştiinţifico-informativ al documentelor şi dosarelor păstrate în arhivă;

– Ţine evidenţa documentelor şi dosarelor aflate în Primărie, organizaţiile şi întreprdinerile din subordine;

– Efectuează controale de verificare a existentului o dată în 5 ani pentru dosarele cu termen permanent de păstrare, şi o dată în 10 ani pentru dosarele cu termen lung de păstrare (documentele personalului scriptic) conform inventarelor aprobate şi coordonate;

– Informează în scris Primarul cît şi Direcţia de arhivă Ialoveni despre cazurile de deteriorare sau pierdere a dosarelor de către specialişti;

– Pregăteşte setul de documente (informaţia, procesul-verbal, demersuri şi alte materiale) conform prevederilor art. 440, 442-443 ale Codului Contravenţional al Republicii Moldova, referitor la specialiştii care se fac vinovaţi de deteriorarea sau pierderea dosarelor în Primărie şi le prezintă şefului Direcţiei de arhivă Ialoveni;

– La întreruperea raportului de muncă al specialiştilor, eliberează adeverinţe despre transmiterea tuturor dosarelor aflate în folosinţa persoanei, la păstrare în arhiva departamentală;

– Organizează utilizarea documentelor arhivei şi eliberează în modul stabilit certificate, copii, extrase de arhivă persoanelor şi instituţiilor interesate care le solicita.

Activitatea serviciului este reflectată și pe pagina-sursă https://costesti.md/